Pour piloter plus facilement leurs activités et accélérer leur croissance, de nombreuses entreprises s’équipent d’un logiciel ERP. De quoi s’agit-il ? Quels sont les avantages de cet outil informatique ? Sur quels critères le choisir ? Les réponses.
Le terme « ERP » est l’acronyme de « Entreprise Resource Planning » qui signifie « Planification des ressources de l’entreprise » en français. Dans l’Hexagone, on parle aussi de « PGI » pour « Progiciel de gestion intégré ». Il s’agit d’un outil informatisé permettant à une société de gérer plus facilement son activité. Pour ce faire, le logiciel intègre différentes fonctionnalités nécessaires à la gestion (comptable, commerciale, des stocks…) et centralise l’ensemble des flux sur une base unique.
Face aux enjeux de la transformation digitale, les ERP traditionnels, conçus autour d’une base de données unique et servant un nombre prédéfini d’utilisateurs, sont de moins en moins utilisés. Ce sont surtout les logiciels plus ouverts, plus souples et imaginés en mode « Cloud » qui sont plébiscités. Ils permettent à chacun de disposer d’une vision globale et centralisée des flux comme des données.
Mettre en place une solution ERP permet à une entreprise d’améliorer les processus et de gagner en productivité. En effet, le logiciel fluidifie la transmission d’informations, répondant ainsi aux problèmes de communication interne (entre les services) ou de communication externe (avec les clients et les fournisseurs). Toutes les données sont automatisées et centralisées, ce qui optimise l’organisation entre les différents services, la planification des tâches et permet d’améliorer l’expérience ainsi que la satisfaction des clients.
Il est fréquent de confondre ERP et CRM (Customer Relation Management). Bien que ces solutions aient quasiment toutes deux la même finalité, elles reposent sur des approches distinctes. L’outil CRM est centré sur le client, sur la relation commerciale et l’après-vente. Son objectif final est d’améliorer les ventes, grâce à des fonctionnalités de gestion des contacts, d’historique d’échanges, de géolocalisation ou encore d’analyse des performances commerciales. De son côté, le logiciel ERP a pour but d’automatiser les processus entre les départements et surtout de réduire les coûts. A noter que les solutions logicielles ERP et CRM sont généralement compatibles entre elles.
Pour bien choisir votre logiciel de gestion ERP, il faut commencer par définir vos besoins. Constituez une équipe dédiée au projet et rédigez un cahier des charges précis. Votre futur progiciel de gestion intégré doit être adapté à votre activité, à la taille de votre entreprise et à vos spécificités. Pensez en outre à prendre en compte les critères ci-après :
