Mieux gérer sa production : les 4 étapes essentielles

#1 Préparer

Votre cycle de production ne dépend pas seulement des commandes que vous recevez, des actifs dont vous disposez ou de l’état de vos machines. Il dépend de votre capacité à vous organiser de façon à préparer l’ensemble des procédures.
Avoir une vision globale et prospective des enjeux, pouvoir établir un tableau de bord, savoir estimer l’état des stocks : toutes ces problématiques participent à l’étape de préparation et vous assurent, dans le suivi, une plus grande efficacité opérationnelle.

Collectez les informations pour agir plus sereinement

Pour la plupart des PMI, il est indispensable d’avoir une vision claire sur l’état des commandes. Lesquelles sont en cours, lesquelles sont livrées,
etc. Mais il est tout aussi important, dans une perspective économique durable, de tenir un tableau de bord à jour de l’ensemble de l’écosystème
“production ” : état des stocks, historique de l’activité de production et/ou commerciale, planning des ressources machines, etc. Tous ces indicateurs vous permettent d’adopter une vision plus globale sur votre activité et renforcent votre capacité à agir et à choisir. En effet, l’étape de préparation doit être envisagée comme un moment de collecte des informations pour pouvoir mieux planifier les commandes à venir. Ainsi, vous gagnez en réactivité auprès de vos équipes, mais aussi auprès de vos clients. Vous pouvez par exemple confirmer plus rapidement les demandes de fabrication et proposer des avances de dates à vos équipes commerciales.

… il est tout aussi important, dans une perspective économique durable,
de tenir un tableau de bord à jour de l’ensemble de l’écosystème…

Soyez plus réactif en cas d’imprévu

L’étape de préparation est aussi cruciale pour identifier votre capacité de production à un moment donné. Quel est l’état de vos machines ? Les process en internes sont-ils viables ? Le stock est-il suffisant pour produire en grandes quantités ? Cet état des lieux vous permet :
1 de mieux anticiper les retards éventuels ;
2 d’être plus agile en cas d’imprévu et de trouver des solutions adaptées.
Il est notamment indispensable de disposer d’un deviseur pour créer des articles et en identifier les coûts par quantités. Enfin, il faut être capable, en cas de rupture, de remplacer un composant par un autre sans que cela n’entrave la chaîne de production et tout en restant conforme avec les demandes de votre client.

#2 Planifier

Après avoir collecté et étudié les indicateurs et les tableaux de bord, il est important de savoir les “mettre en musique” : quels délais pouvez-vous proposer ? De quels achats de stock avez-vous besoin ? Quels sont vos impératifs commerciaux ? Cette deuxième étape est celle de la planification. Elle consiste à projeter sur une échelle de temps les demandes de production dont vous disposez. L’objectif ? Pouvoir répondre au plus vite aux exigences de vos clients et optimiser en interne les process de production.

L’importance d’un planning réaliste

Pour estimer au mieux vos capacités de production à venir, il est essentiel d’établir un planning à jour et complet, mais aussi et surtout : réaliste. Pour
cela, vous devez disposer du planning de Gantt, très couramment utilisé en gestion de projet, et qui permet, d’un simple coup d’oeil, de visualiser
l’ensemble des tâches et leur répartition dans le temps. Cet outil doit être régulièrement mis à jour et réactualisé tout au long de l’avancement du
projet. Une fois le planning établi, il est important de définir des règles d’ordonnancement en interne pour permettre un meilleur enchaînement des tâches. Autre point essentiel : effectuer des simulations de
plusieurs productions en fonction de vos impératifs commerciaux pour mieux estimer vos capacités et définir vos priorités. L’ensemble de ces opérations vous permettra d’être plus en confiance avec les délais que vous proposez à vos clients, et de mieux évaluer vos besoins de matières premières et
composants.

Pour estimer au mieux vos capacités de production à venir, il est essentiel d’établir un planning à jour et complet

Optimisez vos coûts de production et de stock

Le stock : c’est l’un des principaux enjeux pour les petites et moyennes entreprises de l’industrie. Pour vous assurer une gestion harmonieuse et réduire vos coûts de stockage, munissez-vous d’un outil de réapprovisionnement et de calcul des besoins nets capable de vous proposer des dates d’OF et d’OA. Vous serez ainsi en mesure de réduire vos stocks de 20 %. De même, intégrez dans vos gammes opératoires les tâches de préparation et de réglage. Cela vous permettra de mieux estimer et planifier le cycle de fabrication, et ainsi de réduire le temps de réponse vers vos clients.

munissez-vous d’un outil de réapprovisionnement et de calcul des besoins nets capable de vous proposer des dates d’OF et d’OA

#3 Suivre

Le suivi des commandes est au centre du processus de production. Pour une
PMI, une gestion au plus près est toujours synonyme de réactivité et de gain de temps. Mais comment s’assurer d’un pilotage en temps réel de ce qui se passe dans l’atelier ? Suivre les commandes, cela veut dire bien sûr s’assurer que les exigences des clients sont respectées, mais aussi mettre en place des process de vérification et de validation pour chaque étape. Pour cela, une gestion centralisée et homogène est nécessaire.

Être dans l’atelier sans être dans l’atelier

Vous voulez rester au plus près de votre chaîne de production de façon à faire preuve du maximum de réactivité en cas d’imprévu ? Il est nécessaire
pour cela d’identifier à tout moment l’état de vos machines. Sontelles en production, en arrêt, en pause, en maintenance ? Ce n’est pas seulement
un état des lieux préalable, mais un véritable indicateur évolutif pendant la production que vous devez mettre en place. De cette façon, vous pourrez
identifier les maintenances curatives et autres entretiens, et estimer leurs éventuels impacts sur les délais. Il est également indispensable d’observer
en temps réel les avancements des productions par article. Contrôler et suivre les ordres de fabrication. Un tableau de bord à jour regroupant les
commandes par client ou par article ou encore par OF. Tout cela vous donnera davantage de flexibilité et de liberté dans la conduite des process.

Contrôler et suivre les ordres de fabrication. Tenir un tableau de bord à jour regroupant les commandes par client. Tout cela vous donnera d’avantage de flexibilité et de liberté dans la conduite des process.

Un seul mot d’ordre : la qualité

Cette dynamique de suivi doit aller de pair avec une exigence de qualité. Avoir un oeil global, à tout moment, sur l’ensemble des activités de l’atelier permet ainsi de mettre en place un contrôle qualité pendant la production. C’est un gain de temps, mais aussi une façon d’optimiser les installations. En effet, en contrôlant en continu la performance de vos machines, vous pouvez maintenir un taux de rendement synthétique performant et engager l’ensemble de votre chaîne de production sur une dynamique de cercle vertueux.

#4 Analyser

La dernière étape dans l’optimisation de la chaîne de production est bien
entendu celle de l’analyse. Des leviers de progression ont-ils été identifiés
durant le cycle de fabrication ? Des différences ont-elles été observées entre les coûts prévisionnels et les coûts réels ? Des marges peuvent-elles être encore dégagées ? Ce moment clé n’est pas seulement un bilan. C’est avant tout une façon de réengager votre PMI sur un nouveau cycle de production plus efficace et plus rentable.

Des axes d’amélioration concrets

La phase d’analyse doit tenir compte du ressenti de chacun. Il est important, pour la fluidité de vos process, que vos collaborateurs soient à l’aise dans la chaîne de production. Mais il est également essentiel de s’appuyer sur des données chiffrées et concrètes. C’est pourquoi vous devez disposer de tableaux de bord explicitant dans le détail les coûts de la production. Y a-t-il des écarts constatés entre les dépenses prévisionnelles et les coûts réels de fabrication ? Sur quel(s) poste(s) ces écarts sont-ils imputables ? Y a-t-il des pistes d’amélioration ? L’analyse chiffrée des indicateurs vous permettra de dégager les leviers d’optimisation et de proposer des axes et recommandations concrètes.

Un gain pour vous et pour vos clients

Ce travail d’analyse ne doit pas porter sur un seul aspect de la chaîne de production. Il doit être réalisé pour chaque article, chaque client, chaque machine. Pour un même article, vous devez ainsi pouvoir identifier la
traçabilité de l’ensemble de ses composants et isoler les moments éventuels de rupture. De même, pour répondre au mieux aux demandes de vos clients, vous devez être capable de repérer les écarts de qualité et les non-conformités. Ainsi, vous améliorerez votre rendement tout en augmentant la satisfaction de vos partenaires.
Dernier avantage : vous connaîtrez parfaitement, pour les prochains cycles de production, les contraintes, rendements, plannings de chaque objet ou de chaque commande.

En savoir plus sur sage 100 gestion de production