Un ERP permet à l’entreprise d’être plus efficace en s’appuyant sur des processus métiers automatisés ; un accès immédiat aux informations nécessaires grâce à des applications intégrées partageant les mêmes données ; des outils de Business Intelligence (BI) et d’analyse pour optimiser les décisions et la planification.
Des processus uniformisés accélèrent les opérations
Les processus manuels peuvent se révéler laborieux. À cause d’eux, les collaborateurs risquent de passer à côté d’étapes décisives ou de fournir aux clients une expérience décevante.
Les entreprises les plus performantes choisissent un ERP pour uniformiser et accélérer leurs processus métiers. Selon une récente étude menée par le cabinet américain Panorama Consulting, les organisations dont le système d’information de gestion est piloté par une solution intégrée constatent une meilleure disponibilité de l’information, une plus grande fiabilité des données et une meilleure productivité.
Les PGI uniformisent et accélèrent les processus par l’automatisation, qui garantit une exécution efficace et correcte. Les responsables reçoivent des alertes, éventuellement des notifications sur leur téléphone, lorsque des anomalies se produisent ; ils sont ainsi en mesure d’anticiper les conséquences de difficultés éventuelles.
Des modules ERP sont disponibles pour automatiser les processus relevant des domaines suivants :
• Comptabilité & finances
• Paie
• Ressources humaines
• Ventes
• Gestion de la relation client
• Achats
• Stocks
• Production
• Distribution
Les possibilités de personnalisation renforcent le caractère unique de chaque entreprise
Même si elles offrent des processus rationalisés, les suites de gestion intégrée restent flexibles pour accompagner le mode de fonctionnement propre à chaque entreprise et les méthodes de travail qu’elles ont choisies. Les services informatiques peuvent ainsi configurer des processus prêts à l’emploi en fonction des spécificités de certains flux de travaux (workflows) et circuits de décision. Les utilisateurs, quant à eux, sont libres de personnaliser leur interface en définissant des champs, en ajoutant des boutons ou en supprimant des colonnes dont ils n’ont pas besoin pour améliorer leur efficacité.
Certains ERP laissent aux entreprises le loisir de n’acquérir que les modules qui leur sont nécessaires, qu’elles pourront au demeurant compléter ultérieurement en fonction de leurs besoins, sans avoir à réaliser une intégration complexe. En règle générale, des kits de développement logiciel (SDK – Software Development Kits) sont disponibles si des personnalisations plus poussées s’imposent. Des intégrateurs agréés et formés peuvent par ailleurs intervenir pour prendre en charge ces besoins de customisation.
Si l’entreprise monte en version, les modifications effectuées dans les règles de l’art migrent également de façon automatique, ce qui évite interruptions et pertes de temps liées aux reconfigurations.
Les possibilités de personnalisation renforcent le caractère unique de chaque entreprise
Nombre d’entreprises opèrent sur plusieurs sites, possèdent plusieurs divisions, des filiales, ont des antennes à l’international ou travaillent avec une chaîne logistique étendue englobant clients, partenaires et fournisseurs. Si les ERP modernes sont capables de rationaliser les processus et d’optimiser la collaboration à l’échelle d’une organisation mono-site, ils offrent des capacités identiques aux organisations plus développées.
Les PGI actuels permettent aux entreprises de personnaliser leurs traitements pour répondre aux impératifs opérationnels de plusieurs entités, sites ou pays, tout en facilitant la collecte et le partage des informations à l’échelle de plusieurs sites et même d’un périmètre mondial.
Capables de prendre en charge plusieurs langues, devises, entités, sites et législations, les solutions de gestion intégrées donnent à des divisions ou à des filiales implantées à l’étranger les moyens de suivre leurs propres règles de gestion tout en bénéficiant d’informations et de processus communs.
Un ERP permet aux entreprises de facilement prendre en compte des transactions entre plusieurs entités, car il assure leur ventilation automatique. Ce faisant, un logiciel de gestion intégré aide à réduire les coûts et à éliminer les traitements chronophages, sources d’erreurs. En outre, en sachant regrouper et exploiter des informations issues d’entités distinctes ou d’antennes internationales, un ERP permet aux entreprises de gérer de manière plus rentable une organisation multi-site et de disposer d’éléments d’analyse de performance complets et détaillés à l’échelle de plusieurs unités commerciales.
Les suites intégrées améliorent la visibilité
Lorsqu’une entreprise recourt à des applications cloisonnées, les utilisateurs doivent généralement saisir les informations dans plusieurs logiciels ou transférer des données d’un système d’information vers un autre. Par exemple, quand un commercial décroche une commande, les employés de différents départements doivent entrer celle-ci dans des systèmes distincts dédiés aux ventes, à la saisie des commandes, aux stocks et aux comptes fournisseurs. Et les cadres ou les responsables doivent exporter dans un tableur les données stockées dans les divers systèmes d’information à des fins analytiques et décisionnelles.
Un ERP stocke les données issues de l’ensemble de ses modules dans le même référentiel, la même base de données. Les informations, saisies une seule fois, sont distribuées automatiquement et en temps réel à tous les services et métiers qui en ont besoin. Inutile désormais de passer du temps à ressaisir des données ; la productivité, l’exactitude sont améliorées et les clients satisfaits plus rapidement. Le système d’information, dans le cas
de l’entrée d’une commande, rend automatiquement compte de l’incidence sur les niveaux de stocks, la production et la comptabilité ; de leur côté, les
collaborateurs ont la possibilité de vérifier l’état d’avancement d’une commande ou une disponibilité produit sans avoir à solliciter de nombreux
interlocuteurs ou départements. Dès l’instant où les données sont issues de plusieurs sites ou générées dans un contexte international (dans des langues ou dans des devises différentes), le progiciel de gestion intégrée les uniformise ; les utilisateurs ont ainsi accès à des data normalisées agrégeables et/ou comparables.
Un ERP permet également de gérer des documents électroniques ou dématérialisés tels que des commandes, des factures, des formulaires, des fiches ou des relevés. Les utilisateurs gagnent du temps et de l’argent en consultant ou traitant électroniquement des dossiers numériques plutôt que de rechercher des informations manuellement. De surcroît, le stockage électronique des documents limite les risques de perte ou de dégradation de dossiers.
Les données sont protégées par des règles basées sur les rôles ; les utilisateurs peuvent ainsi y accéder de manière sécurisée et efficace.
Les pistes d’audit permettent, quant à elles, de repérer et de tracer facilement les modifications apportées aux données, leur date et leur auteur ; et de s’assurer ainsi de leur légitimité.
Le reporting et l’analyse procurent un meilleur éclairage
Plutôt que d’obliger les managers ou les experts qui souhaitent analyser des données à “piocher” dans plusieurs systèmes d’information et à importer ces données dans un tableur, les ERP permettent aux utilisateurs d’analyser ces données depuis un référentiel unique, au moyen de rapports ou de requêtes standard.
À la différence des ERP plus anciens qui généraient des rapports prédéfinis via des processus récurrents par lots, les solutions modernes offrent une plus grande flexibilité dans la production de rapports en extrayant des données en temps réel, ce qui améliore l’efficacité et la précision du processus décisionnel.
Les utilisateurs peuvent renforcer leur efficacité en personnalisant ces rapports par glisser-déposer, et les enregistrer pour les traiter et/ou les partager. Ils ont également la possibilité de poser des questions hypothétiques. Au moyen de requêtes ad hoc, les utilisateurs ont immédiatement accès à des informations qui leur procurent davantage de visibilité sur les performances de l’entreprise. L’usage des modules de BI et d’analyse est optimisé par des portails et/ou des interfaces graphiques qui simplifient la lecture des indicateurs de performance. La détection d’événements inhabituels ou de résultats dysfonctionnels est ainsi accélérée et facilitée. Des outils d’analyse détaillée permettent aux managers de visualiser en un clin d’œil les détails d’une transaction. Il leur est plus aisé de dégager des tendances ou d’identifier la cause première des anomalies. Et ainsi d’anticiper sur certaines décisions.
La flexibilité technologique améliore l’efficacité informatique
Aujourd’hui, les ERP apportent aux systèmes d’information de gestion la souplesse nécessaire pour s’adapter à leurs impératifs. Ceux qui reposent sur une architecture normalisée peuvent prendre en charge plusieurs bases de données, systèmes d’exploitation et plateformes matérielles. Grâce à ce type d’architecture, les DSI sont en mesure d’accélérer, de rationaliser et de rentabiliser le déploiement de leur solution de gestion intégrée au sein de leurs environnements existants. Des PGI compatibles avec des outils informatiques standard de dépannage, d’optimisation, de sauvegarde et de restauration autorisent les administrateurs à faire appel à des outils familiers pour préserver leur système et optimiser son fonctionnement. Ils peuvent aussi le modifier sans avoir à opérer de personnalisation ou de changement majeur, améliorant ainsi l’efficacité de leur infrastructure.
Les ERP basés sur une architecture web moderne et des web services, compatibles avec des équipements sans fil, mobiles ou non, donnent aux entreprises les moyens de renforcer leur efficacité en ouvrant leur système d’information à des partenaires, fournisseurs et utilisateurs distants ou nomades. Il suffit aux membres distants de la communauté de se connecter au système au moyen des applications mises à leur disposition.
En remplaçant les processus manuels et les applications cloisonnées par une solution unique couvrant plusieurs domaines fonctionnels, plusieurs
zones géographiques et progressivement l’ensemble de la chaine logistique quelle que soit son étendue, les entreprises constatent une amélioration de leurs performances selon deux axes :
• La réduction des coûts par la rationalisation des opérations,
• Le recentrage stratégique pour doper les résultats.
La réduction des coûts par la rationalisation des opérations
Du point de vue commercial, un progiciel de gestion intégré permet aux entreprises de réduire leurs coûts en automatisant les workflows. Du fait de la rationalisation des tâches et de l’élimination des goulots d’étranglement au niveau du partage des informations, les collaborateurs s’acquittent de leurs missions plus rapidement et en étant davantage attentifs aux interactions avec les autres équipes et les autres métiers.
Du point de vue informatique, un ERP flexible et personnalisable réduit le coût total de possession en autorisant les entreprises à opérer des changements sans avoir à modifier le système d’information. Une architecture moderne permet de changer aisément de base de données, de
matériel ou de système d’exploitation sans avoir à reconfigurer la solution. Une suite intégrée de modules prêts à l’emploi économise du temps et de
l’argent en évitant de fastidieuses intégrations point à point. De plus, avec un écosystème unique, la DSI optimise son budget de maintenance, tant logicielle qu’évolutive.
Le recentrage stratégique pour doper les résultats
La mise en œuvre d’un ERP améliore l’efficacité des collaborateurs. Un progiciel de gestion intégré facilite la documentation des étapes et des processus, de sorte que les collaborateurs ont toutes les cartes en main pour s’acquitter de leurs tâches de manière cohérente. Dès l’instant où ils accèdent aisément à des processus documentés, les erreurs de production diminuent et la qualité augmente. Des processus intégrés de planification collaborative améliorent la précision des projets et réduisent les cycles budgétaires. Avec d’avantage de visibilité sur les processus de production, la direction est en mesure d’identifier plus vite et plus nettement les dysfonctionnements, optimisant d’autant la réactivité de l’entreprise. Parce qu’elles disposent de données plus précises et d’outils décisionnels plus performants, les entreprises sont à même d’améliorer la qualité de leurs décisions et, ce faisant, leurs résultats opérationnels. Enfin, en substituant au maximum des processus automatisés à des tâches administratives manuelles et en ménageant un accès plus rapide et plus intelligent à des informations personnalisées, les entreprises mettent leurs collaborateurs en capacité de se recentrer sur des questions plus stratégiques.
Selon le cabinet IDC, la présence de fonctions analytiques intégrées, la flexibilité de la solution qui permet de s’adapter aux changements de l’entreprise et la qualité du support et des mises à jour sont les trois leviers que les entreprises mettent le plus en avant dans le choix de leur ERP(3).
