Sage X3, Travaillez plus efficacement en exploitant mieux vos données

Relevez 3 défis courants en matière de surcharge d’informations et rendez votre entreprise plus compétitive

Transformez vos opérations financières en levier stratégique grâce à vos données

La surcharge de données est devenue un poids pour la plupart des grandes
entreprises. Les dirigeants reçoivent une surabondance d’informations, mais souvent trop peu de contexte pour pouvoir les exploiter. Selon la revue américaine Harvard Business Review1, moins de la moitié des données structurées d’une entreprise sont réellement utilisées dans les prises de décision.

Ce poids est particulièrement lourd pour les responsables financiers, qui ont de plus en plus besoin d’un accès aisé et rapide à des données actualisées en temps réel pour pouvoir prendre des décisions stratégiques éclairées et opportunes. En effet, les analystes consacrent 80 % de leur temps à la découverte et à la préparation des données, et les directeurs financiers reçoivent souvent (dans 24 % des cas) les informations trop tard pour pouvoir adapter leur prise de décision2.

« De nombreuses entreprises sont confrontées à une

sur abondance d’informations dénuées d’intérêt et non

exploitables. Elles accumulent d’immenses quantités de

données dont elles ne savent pas quoi faire et dont elles

ont peu de chances d’en tirer profit »3

Pour réussir dans des secteurs aussi concurrentiels que la production, la distribution et les services, il est absolument vital de s’appuyer avant toute autre chose sur la gestion et l’analyse des données, ainsi que sur les outils de Business Intelligence (BI).
Heureusement, les solutions de gestion intégrées actuelles aident les dirigeants à le faire. Elles leur offrent une visibilité en temps réel sur leur activité et favorisent la collaboration au sein de l’entreprise. Ces solutions sont conçues pour fournir des informations exploitables en dotant les données, selon les termes du regretté spécialiste du management Peter Drucker, « d’une pertinence et d’un objectif »4
.

L’analyse de données a permis aux dirigeants financiers 5 :

Quelles solutions adopter pour relever les défis de la gestion des données ?

La réalité est là : partout dans le monde, près de la moitié des directeurs financiers admettent qu’ils n’ont pas les outils nécessaires pour répondre à leurs besoins stratégiques6. Leurs données ne sont pas toujours fiables, ni facilement assimilables ou exploitables. Mais il y a une autre réalité : si la technologie collecte vos données elle devrait également être capable de les
faire travailler pour vous. En mettant en place les 3 défis suivants, vous permettrez à votre entreprise de tirer le meilleur parti de ses données.

1. Compilez vos données plus efficacement

La collecte et la gestion des données étaient déjà un processus lourd et chronophage avant même l’explosion de la data à laquelle nous assistons de nos jours. La diversité et la multiplicité des flux ont considérablement augmenté. Les données peuvent être liées aux transactions clients et à la chaîne d’approvisionnement issues des réseaux sociaux, aux données des supports de streaming de l’Internet des objets (IdO), ainsi qu’aux fichiers multimédias et aux informations géospatiales. Malheureusement, seule
une infime quantité de ces données peut être prise en charge ou reconnue
par les systèmes de gestion de bases de données relationnelles (SGBDR)
traditionnels.

« De nombreuses entreprises sont confrontées à une

surabondance d’informations dénuées d’intérêt et non

exploitables. Elles accumulent d’immenses quantités de

données dont elles ne savent pas quoi faire et dont elles

ont peu de chances d’en tirer profit »3

Autre cause de difficulté, le cloisonnement des services (parfois désigné sous le terme d’« effet de silo ») : les chefs d’entreprise trouvent de plus en
plus difficile d’obtenir et de partager des données pertinentes provenant de
différentes entités de l’entreprise. Des études7 ont démontré qu’« accéder aux données à partir de ces sources disparates est la première des difficultés que connaissent actuellement les entreprises dans la gestion de leurs données ».

Autrement dit, plus vous mettez de temps à rassembler les données, moins
vous en aurez pour les exploiter. Cela signifie que, pour qu’une entreprise reste compétitive, il est essentiel de trouver des solutions qui lui permettront d’avoir les bonnes données au bon moment.

Les analyses de données et les fonctions de BI vous permettent :

2. Exploitez les bonnes données au bon moment pour prendre des décisions commerciales éclairées

Une fois leurs données compilées, les entreprises doivent fournir les bons
accès aux bonnes personnes pour une utilisation optimale de leur outil.
« Les entreprises dotées d’une plateforme adaptée ont une meilleure capacité à échanger des informations pertinentes entre leurs différents services. Une décision commerciale cruciale dépend rarement de la perspicacité et du jugement d’une seule personne au sein de l’entreprise. Les entreprises les plus performantes exploitent leurs données afin de favoriser une meilleure collaboration »9 , écrit Aberdeen.

Les solutions de gestion intégrées actuelles ont été conçues pour éliminer les silos opérationnels. En connectant les services et les processus, elles assurent une meilleure visibilité et un meilleur aperçu de la façon dont l’entreprise est gérée. Les entreprises dotées d’outils d’analyse intégrés à leur technologie « obtiennent un système central qui leur donne une capacité accrue de visualisation des informations utiles »11.

« Les entreprises doivent éliminer les obstacles à l’échange d’informations

et permettre à leurs utilisateurs d’accéder aux données en libre-service »10.

À quoi reconnaît-on les entreprises performantes ?

3. Atténuez les risques liés à la sécurité et respectez la réglementation

L’explosion de la data se traduit non seulement par des quantités incalculables de données à consulter, compiler, classer et analyser, mais aussi par le fait que ces données sont dispersées un peu partout et donc beaucoup plus difficiles à protéger et à sécuriser. Les cybermenaces externes ne sont pas la seule source d’inquiétude, comme le montre cette statistique de la Harvard Business Review : « Plus de 70 % des collaborateurs ont accès à des données qu’ils ne devraient pas pouvoir consulter »16.
Toutes les entreprises doivent minimiser les risques potentiels, notamment en :
• utilisant des outils d’analyse pour détecter et limiter les fraudes.
• mettant au point des systèmes visant à empêcher les vols.
• identifiant, standardisant et contrôlant les sources de données
telles que les informations client et fournisseur, ainsi que les
données de vente.
• respectant les réglementations relatives à la gouvernance, à la confidentialité des données et à l’intégrité des rapports financiers.

Concernant ce dernier point, les entreprises ont besoin de protocoles de protection des données très stricts pour être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne. Les pénalités pour non-conformité peuvent atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires global d’une entreprise17.

Pour minimiser les risques, vous devez standardiser et contrôler rigoureusement vos flux d’informations. Mais cela s’accommode naturellement assez mal avec des banques de données flexibles qui augmentent les revenus, la rentabilité et la satisfaction des clients. Chaque entreprise doit donc trouver son propre équilibre.

Quelques pistes pour relever les défis liés aux données

En suivant ces quelques conseils, vous serez à même d’exploiter au mieux
vos datas.

1. Automatisez l’intégration des flux d’informations pour passer moins de temps à les compiler et plus de temps à les analyser. Votre système central doit être connecté à vos autres outils sur site et dans le Cloud. Cela vous donnera une vue à 360 degrés de l’entreprise, sans les coûts et les risques associés à un projet d’entrepôt de données.
2. Choisissez un système disposant de modèles de données prédéfinis et flexibles. Cela vous permettra de les déverrouiller sans subir les coûts et les délais inhérents à une implémentation BI. Vous obtiendrez ainsi un meilleur retour sur investissement (ROI) tout en réduisant vos coûts informatiques.
3. Facilitez l’accès de vos collaborateurs aux données en installant des outils d’analyse et des tableaux de bord dédiés à leur métier. Cela leur donnera l’occasion d’exploiter de nouvelles opportunités et d’améliorer les performances de l’entreprise. Ainsi, ils seront encore plus efficaces dans l’accomplissement de leur mission.
4. Supprimez les risques liés à la sécurité des données avec un système intégrant un outil de gouvernance. Grâce aux contrôles d’accès mis en place, vous aurez ainsi l’esprit tranquille en sachant que vos datas sont sécurisées. Une bibliothèque centrale d’analyse veillera à la cohérence des rapports et à l’exactitude des informations.

« Le déluge de données auquel les entreprises sont confrontées aujourd’hui crée un problème pour

celles qui rechignent à se séparer de leurs anciennes technologies, et crée une opportunité pour

celles qui sont prêtes à intégrer la diversité et la flexibilité des solutions modernes. Les entreprises

qui restent compétitives dans ce nouveau paysage ont construit un environnement BI à la fois

flexible, évolutif et efficace en matière de collecte de données et de création d’informations »19

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